Mieterwechsel effizient organisieren: Die ultimative Checkliste für Vermieter

Warum ein Mieterwechsel so viel Zeit und Stress macht - und wie du das vermeidest

Ein Mieter zieht aus. Du stehst vor einer leeren Wohnung, einem Stapel Papier, einer Kaution, die du zurückzahlen musst - und einem neuen Mieter, der bald kommen soll. Klingt nach Chaos? Das ist es auch, wenn du nicht vorbereitet bist. Laut einer Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft Köln erleben 23 Prozent der privaten Vermieter rechtliche Probleme beim Mieterwechsel - meist wegen fehlender Dokumentation. Und das, obwohl du mit einer klaren Checkliste den Prozess in weniger als einer Woche erledigen kannst.

Die durchschnittliche Leerstandszeit in Deutschland liegt bei 2,8 Monaten. Das bedeutet: Jeder Monat ohne Mieter kostet dich durchschnittlich 680 Euro. Wer mit einer strukturierten Checkliste arbeitet, schafft es, diese Zeit auf unter 1,1 Monate zu reduzieren. Das ist kein Zufall. Das ist System.

Phase 1: Vorbereitung - Starte früh, bevor der alte Mieter ausgezogen ist

Die meisten Vermieter warten, bis der Mieter gekündigt hat. Das ist zu spät. Du solltest schon drei bis vier Monate vor dem geplanten Auszug starten. Warum? Weil die Suche nach einem neuen Mieter Zeit braucht. Samuel Baumgartner von Fairwalter sagt: „Schreibe die Wohnung mindestens sechs Wochen vor dem Auszug aus - das reduziert die Leerstandszeit von 3,2 auf 1,4 Monate.“

Was du jetzt tun musst:

1. Prüfe, ob die Kündigung des Altmieters rechtsgültig ist - hat er die Frist eingehalten? Ist sie schriftlich und unterschrieben?
2. Beginne mit der Ausschreibung der Wohnung - nutze Immobilienportale wie ImmobilienScout24 oder WG-Gesucht. Füge klare Fotos hinzu, die den Zustand zeigen - nicht den perfekten Zustand, sondern den realen.
3. Notiere dir den geplanten Auszugstermin und arbeite rückwärts: 6 Wochen vorher - Ausschreibung starten. 3 Wochen vorher - Vorabnahme vereinbaren. 1 Woche vorher - neuen Mieter informieren.

Ein Vermieter aus München, der nur „MietHeld87“ heißt, hat das so gemacht: „Zwei Wochen vor Auszug habe ich mit dem Altmieter einen Termin gemacht. Wir haben gemeinsam geschaut, was renoviert werden muss. Das hat die Kautionserstattung um drei Wochen beschleunigt.“

Phase 2: Vorabnahme - Die wichtigste Phase, die fast alle ignorieren

Die Vorabnahme ist kein Bonus - sie ist Pflicht. Laut Objego.de erhöht sie die Erkennungsrate von Schäden um 65 Prozent. Warum? Weil du Zeit hast, den Mieter zu bitten, kleinere Reparaturen selbst zu erledigen - statt später zu streiten.

Was du prüfen musst:

• Wände und Decken: Bohrlöcher? Flecken? Risse? Beschreibe genau: „Bohrloch in Wohnzimmerwand, Durchmesser 8 mm, Position 2 m links vom Fenster.“ Nicht: „Da ist was kaputt.“
• Böden: Kratzer im Laminat? Verfärbungen bei Teppich? Zeichne sie auf - mit Foto.
• Fenster und Türen: Funktionieren sie noch? Sind die Beschläge locker? Ist das Glas beschädigt?
• Sanitär: Läuft der Abfluss? Ist die Dichtung am Waschbecken und der Toilette intakt? Verkrustete Herdplatten? Das ist kein normaler Verschleiß - das ist Mieterverschuldung.
• Heizkörper: Funktionieren sie? Sind sie verdeckt? Gibt es Rost oder Lecks?
• Zählerstände: Strom, Wasser, Gas - alle drei müssen gemeinsam mit dem Mieter abgelesen und unterschrieben werden. Laut ISTA Group sind 42 Prozent aller Streitigkeiten wegen falscher Zählerablesungen.

Ein Vermieter aus Berlin hat vergessen, das mit dem Mieter gemeinsam zu machen. Ergebnis: Ein Streit um 120 Euro Stromverbrauch im Übergangsmonat. Vermeidbar.

Photographiere alles. Nicht nur Fotos - mit Zeitstempel und Ort. „Ich habe jedes Zimmer fotografiert - vor und nach der Vorabnahme“, sagt ein Vermieter aus Köln. „Das hat mich vor 800 Euro Schadensersatzansprüchen bewahrt.“

Phase 3: Übergabeprotokoll - Dein rechtlicher Schutzschild

Das Übergabeprotokoll ist dein wichtigstes Dokument. Ohne es bist du rechtlich hilflos. Laut der Deutschen Anwaltsakademie wird es in 92 Prozent der Fälle vor Gericht als Beweis akzeptiert - wenn es vollständig ist. Ohne es? Nur in 34 Prozent.

Ein korrektes Übergabeprotokoll enthält:

• Datum und Uhrzeit der Übergabe
• Vollständige Namen und Unterschriften von Mieter und Vermieter
• Exakte Zählerstände für Strom, Wasser, Gas - mit Unterschrift
• Anzahl aller Schlüssel (inklusive Nachschlüssel) - wer hat wie viele?
• Detailierte Beschreibung aller Schäden - Ort, Ausmaß, Vergleich zum letzten Protokoll
• Bestätigung der besenreinen Übergabe (BGB § 546 Abs. 1)

Was „besenrein“ wirklich bedeutet:

• Böden gefegt oder gewischt - kein Staub, kein Dreck
• Fenster grob gereinigt - keine Fingerabdrücke, kein Kalk
• Sanitärbereiche hygienisch - keine Seifenreste, keine Haare im Abfluss
• Abflüsse frei - kein Fett, kein Haar, kein Kalk
• Alle Möbel und Einbauten sind da - kein abgeschraubter Schrank, kein fehlender Griff

Die Verbraucherzentrale Berlin berichtet: Im Jahr 2023 stieg die Zahl der Streitfälle wegen unklarer Übergabeprotokolle um 22 Prozent. Das ist kein Zufall. Das ist Fahrlässigkeit.

Phase 4: Kaution - Was du wissen musst, bevor du das Geld zurückgibst

Die Kaution ist der größte Streitpunkt. Und der leichteste, den du vermeiden kannst. Der Gesetzgeber sagt: Du hast sechs Monate Zeit, die Kaution zurückzuzahlen (BGB § 568). 48 Prozent der Vermieter verstoßen gegen diese Frist - und riskieren Schadensersatz.

Was du tun musst:

1. Warte, bis die Nebenkostenabrechnung fertig ist - die muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums erstellt werden.
2. Rechne alle Kosten für Schäden ab - aber nur für solche, die auf Mieterschulden zurückzuführen sind. Normaler Verschleiß? Das zahlt du.
3. Erstelle eine detaillierte Aufstellung: Was wurde repariert? Wie viel hat es gekostet? Woher kommt der Betrag?
4. Überweise den Rest der Kaution - mit Überweisungsbeleg - und sende die Abrechnung per Einschreiben.

Ein Beispiel: Ein Mieter hat ein Loch in die Wand gebohrt - 50 Euro Reparaturkosten. Du hattest 1.200 Euro Kaution. Du behältst 50 Euro, gibst 1.150 zurück. Du schickst eine Liste mit Rechnung und Foto. Fertig.

Wenn du die Kaution nicht zurückzahlst, kann der Mieter dich verklagen - und du zahlst nicht nur das Geld zurück, sondern auch noch Schadensersatz. Das ist kein Risiko, das du eingehen solltest.

Phase 5: Neue Vermietung - Der Übergang zum neuen Mieter

Der alte Mieter ist weg. Die Wohnung ist sauber. Die Kaution ist abgerechnet. Jetzt kommt der neue Mieter. Was du jetzt tun musst:

• Ein Übergabeprotokoll mit dem neuen Mieter erstellen - mit Fotos, Zählerständen, Schlüsselübergabe.
• Prüfe, ob er die Mietvertragsbedingungen verstanden hat - insbesondere Hausordnung, Mülltrennung, Ruhezeiten.
• Übergebe alle Schlüssel - und nimm eine Quittung.
• Erstelle eine neue Mietvertragskopie - mit allen Änderungen (z. B. neue Heizkostenabrechnung).

Ein Vermieter aus Stuttgart sagt: „Ich mache mit jedem neuen Mieter einen Rundgang - zeige ihm, wo der Hauptschalter ist, wo der Wasserhahn für die Waschmaschine ist, wo der Müllcontainer steht. Das verhindert 90 Prozent der Anrufe im ersten Monat.“

Digitale Tools - Die Zeitersparnis, die du nicht ignorieren solltest

79 Prozent der Vermieter, die digitale Checklisten-Tools wie „MietCheck“ nutzen, sparen 40 Prozent Zeit bei der Dokumentation. Das ist kein Marketing-Gag - das ist Realität.

Diese Apps:

• Erstellen automatisch Übergabeprotokolle mit Fotos und Zeitstempel
• Speichern alles in der Cloud - kein verlorener Zettel
• Erinnern dich an Fristen: Kaution zurückzahlen in 6 Monaten, Nebenkostenabrechnung in 12 Monaten
• Erstellen Berichte für den Mieter - mit PDF-Export

Die Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin hat 2024 gezeigt: Digitale Tools senken die Fehlerquote bei der Dokumentation um 52 Prozent. Das bedeutet weniger Streit, weniger Zeit, weniger Stress.

Was du auf keinen Fall vergessen darfst

• Die Zählerstände gemeinsam ablesen - nie allein.
• Keine Mängel nur mündlich besprechen - immer schriftlich dokumentieren.
• Keine Kaution länger als sechs Monate einbehalten.
• Keine Renovierungskosten vom Mieter verlangen, wenn es nur normaler Verschleiß ist.
• Keine Fotos ohne Zeitstempel - sonst zählen sie vor Gericht nicht.

Was passiert, wenn du alles falsch machst?

Ein Vermieter aus Hamburg hat vergessen, das Übergabeprotokoll zu unterschreiben. Der Mieter behauptete später, die Wohnung sei „vollkommen in Ordnung“ gewesen. Der Vermieter musste 1.800 Euro für eine neue Küche zahlen - weil er keinen Nachweis hatte, dass der alte Mieter sie beschädigt hatte.

Ein anderer Vermieter hat die Kaution nach acht Monaten zurückgezahlt. Der Mieter klagte - und bekam nicht nur das Geld zurück, sondern auch 200 Euro Schadensersatz.

Das sind keine Einzelfälle. Das sind Standardfälle. Und sie sind vermeidbar.

Die Checkliste - Dein persönlicher Leitfaden

Drucke diese Liste aus. Klebe sie an deine Küchentür. Nutze sie bei jedem Mieterwechsel.

1. 3-4 Monate vor Auszug: Wohnung ausschreiben
2. 6 Wochen vor Auszug: Erste Anfragen bearbeiten
3. 3 Wochen vor Auszug: Vorabnahme mit Altmieter vereinbaren
4. 2 Wochen vor Auszug: Fotos machen, Mängel dokumentieren
5. 1 Woche vor Auszug: neuen Mieter informieren, Termin für Übergabe festlegen
6. Auszugstag: Gemeinsame Übergabe mit Zählerständen, Schlüsselübergabe, Unterschrift
7. Innerhalb von 14 Tagen: Nebenkostenabrechnung erstellen
8. Innerhalb von 6 Monaten: Kaution zurückzahlen - mit Beleg
9. Am Tag des Einzugs: Übergabeprotokoll mit neuem Mieter unterschreiben

Du brauchst keine perfekte Wohnung. Du brauchst eine dokumentierte Wohnung.