Stellen Sie sich vor, Sie betreten ein Objekt für eine Besichtigung. Der Boden ist nass, die Treppen sind nicht beleuchtet, und im Keller riecht es nach Schimmel. Sie wissen nicht, ob das Gebäude sicher ist - und Sie haben keine Ahnung, ob Ihre Mitarbeiter vor solchen Gefahren geschützt sind. Das ist kein Einzelfall. In Deutschland müssen Immobilienverwalter, Hausmeister und kleine Verwaltungsunternehmen eine Gefährdungsbeurteilung durchführen. Doch viele tun es falsch - oder gar nicht. Und das hat Folgen: Bußgelder bis zu 25.000 Euro, erhöhte Haftung bei Unfällen, und vor allem: vermeidbare Verletzungen.
Warum ist die Gefährdungsbeurteilung für Immobilienbestände anders als in anderen Branchen?
Die meisten Unternehmen machen eine Gefährdungsbeurteilung für ein zentrales Büro oder eine Werkshalle. Bei Immobilienverwaltern ist das anders. Ihre Arbeitsplätze sind über die ganze Stadt verteilt - in Wohnungen, Häusern, Kellern, Dachböden, auf Dächern, in Garagen. Jedes Objekt ist ein potenzieller Arbeitsplatz. Und das macht alles komplizierter. Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) hat deshalb eine spezielle Handlungshilfe für den Immobilienbereich veröffentlicht. Sie richtet sich an Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern, die Grundstücke vermieten oder verwalten (Branchencode 68.2 und 68.3). Diese Checkliste reduziert die Anzahl der zu prüfenden Gefährdungen von 70 auf nur 25. Das spart Zeit - aber nur, wenn man sie richtig nutzt. Ein typischer Fehler? Die Standard-Checklisten von IHK oder anderen Anbietern zu benutzen. Die enthalten oft nichts über Kellerbegehungen, Schimmelrisiken oder Mieterkonflikte. Und genau das sind die größten Gefahren. Laut Experten unterschätzen 73 % der Verwalter die psychische Belastung durch streitige Mieter. Das ist kein "nur Stress" - das ist eine arbeitsmedizinische Gefährdung, die zu Burnout, Angstzuständen oder sogar körperlichen Reaktionen führen kann.Die 7-Schritte-Methode: So funktioniert die Gefährdungsbeurteilung richtig
Es gibt keine Geheimformel. Aber es gibt einen klaren Prozess - und der ist gesetzlich vorgeschrieben. Die BAuA und die Arbeitsstättenverordnung (ASR V3) legen sie fest. Sieben Schritte. Kein mehr, kein weniger.- Vorbereitung: Sammeln Sie alle Tätigkeiten ein. Büroarbeit? Ja. Objektbegehungen? Ja. Mietergespräche? Ja. Notdienst nachts? Ja. Homeoffice? Auch das gehört dazu - seit 2023 explizit. Erstellen Sie eine Liste aller Orte, an denen Ihre Mitarbeiter arbeiten.
- Gefährdungen identifizieren: Was kann schiefgehen? Stolperfallen? Schimmel? Legionellen im Wasser? Unzureichende Beleuchtung? Lärm von Bohrmaschinen? Psychische Belastung durch aggressive Mieter? Reinigungsmittel ohne Handschuhe? Jede Gefahr zählt - auch die, die "eigentlich nie passiert".
- Risiko bewerten: Nutzen Sie die einfache Formel: Schadensausmaß × Eintrittswahrscheinlichkeit. Ein Sturz von der Leiter? Hoher Schaden, niedrige Wahrscheinlichkeit = mittleres Risiko. Ein Schimmelbefall mit Atemwegserkrankungen? Hoher Schaden, hohe Wahrscheinlichkeit in alten Gebäuden = hohes Risiko. Keine Schätzung. Keine Annahmen. Nur Fakten.
- Schutzmaßnahmen definieren: Was können Sie tun? Checkliste für Objektbegehungen mit Licht, Handschuhen, Messgerät für Schimmel? Ja. Schulung für Mitarbeiter im Umgang mit aggressiven Mieter? Ja. Ersatz der alten Heizungsrohre? Ja. Die Maßnahmen müssen konkret sein. Nicht: "Mitarbeiter sollen vorsichtig sein." Sondern: "Bei jeder Begehung wird ein Prüfprotokoll ausgefüllt, das Stolperfallen, fehlende Geländer und Schimmel dokumentiert."
- Umsetzung: Kein Papierkram. Keine Ablage im Schrank. Die Maßnahmen müssen in den Alltag integriert werden. Das bedeutet: Checklisten drucken, Schulungen durchführen, Schutzausrüstung bereitstellen, digitale Tools einführen.
- Überprüfung: Funktionieren die Maßnahmen? Nach drei Monaten: Wie viele Objektbegehungen wurden ohne Checkliste durchgeführt? Wie viele Mieterbeschwerden gab es? Wie viele Unfälle? Wenn die Zahlen nicht sinken, haben Sie etwas falsch gemacht.
- Fortschreibung: Jedes Mal, wenn sich etwas ändert - ein neues Objekt, eine Renovierung, ein neuer Mitarbeiter, eine neue Gesetzeslage - muss die Beurteilung aktualisiert werden. Das ist keine Option. Das ist Pflicht.
Was steht in einer echten Immobilien-Checkliste?
Eine gute Checkliste ist kein Sammelsurium von Allgemeinplätzen. Sie ist spezifisch. Hier sind die 10 wichtigsten Punkte, die in jeder Immobilien-Gefährdungsbeurteilung enthalten sein müssen:- Stolperfallen (nasse Böden, lose Teppiche, ungesicherte Kabel)
- Unsichere Treppen und Geländer (nicht fest montiert, fehlende Beleuchtung)
- Schimmelbefall in Wänden, Dächern, Kellern (mit Messwertprotokoll)
- Legionellen in Warmwasseranlagen (Temperaturmessung, Reinigungsprotokoll)
- Chemische Gefährdungen durch Reinigungsmittel (Sicherheitsdatenblätter vorhanden?)
- Psychische Belastung durch Mieterkonflikte (Dokumentation von Vorfällen, Schulung im Deeskalationstraining)
- Arbeit in engen Räumen (Keller, Dachboden, Schächte) - mit Atemschutz und Notfallplan
- Arbeit im Freien bei schlechtem Wetter (Regen, Eis, Wind) - mit wetterfester Kleidung und Absprachen
- Arbeit mit Leitern und Gerüsten (Prüfbescheinigung, sichere Aufstellung)
- Homeoffice von Verwaltungsmitarbeitern (ergonomischer Arbeitsplatz, Arbeitszeitregelung, psychische Belastung)
Das ist nicht alles. Aber das ist der Kern. Jeder Punkt muss mit einem konkreten Schutzplan verknüpft sein. Und jeder Punkt muss dokumentiert werden.
Digitale Lösungen: Warum Papier in der Immobilienverwaltung nicht mehr reicht
Viele Verwalter arbeiten noch mit Klemmbrettern, Excel-Tabellen und ausgedruckten Formularen. Das funktioniert - bis ein Objekt verändert wird. Dann ist die Checkliste veraltet. Oder sie liegt in einer Schublade. Oder sie wurde nie ausgefüllt. Laut einer Studie von WEKA.de (2023) haben 62 % der Immobilienverwalter digitale Lösungen eingeführt. Der Markt wächst um 12,3 % pro Jahr. Warum? Weil sie funktionieren. Digitale Tools wie Quentic.de oder SafetyWissen.de:- Automatisch dokumentieren, ob eine Begehung stattgefunden hat
- Erinnern an Fristen (alle 3 Jahre aktualisieren!)
- Erkennen, ob ein Objekt nicht geprüft wurde
- Integrieren mit Fotos - ein Bild von Schimmel ist schneller als 100 Worte
- Erhöhen die Aktualisierungsrate um 40 %
- Reduzieren den Verwaltungsaufwand von 8 Stunden auf 2 Stunden pro Monat
Ein Hausmeister aus Lüneburg berichtete: "Mit Papier haben wir 35 % der Objektbegehungen nicht dokumentiert. Mit der App sind es jetzt 5 %. Und die Versicherung hat uns das letzte Jahr nicht mehr angezweifelt."
Die neuesten Systeme gehen noch weiter. Einige integrieren Augmented Reality. Mit dem Handy scannt man eine Wand - und das Gerät zeigt automatisch: "Schimmelrisiko hoch. Temperatur: 12°C. Luftfeuchtigkeit: 85 %. Handlungsempfehlung: Lüften, Heizung erhöhen, Feuchtigkeitsmessung dokumentieren."
Was passiert, wenn Sie nichts tun?
Die Konsequenzen sind nicht theoretisch. Sie sind real. Und sie treffen jeden. Ein Verwalter aus Hamburg hat 2022 einen Mitarbeiter nach einer Objektbegehung verloren. Der Mann stürzte in einem dunklen Treppenhaus, ohne Geländer. Es gab keine Checkliste. Keine Dokumentation. Keine Schulung. Der Bundesgerichtshof entschied: Die Haftung des Verwalters erhöhte sich um 30 %. Die Versicherung zahlte nicht alles. Der Verwalter musste selbst 120.000 Euro zahlen. Und das ist kein Einzelfall. Laut dem ifo Institut ist die Zahl der arbeitsgerichtlichen Verfahren wegen fehlender Gefährdungsbeurteilungen in der Immobilienbranche 2022 um 27 % gestiegen. Bußgelder von bis zu 25.000 Euro sind möglich - und die Behörden prüfen immer öfter. Aber es geht nicht nur um Geld. Es geht um Menschen. Um Ihre Mitarbeiter. Um Mieter. Um Ihre eigene Sicherheit.
Was Sie jetzt tun müssen - in 5 Schritten
Sie müssen nicht alles perfekt machen. Aber Sie müssen anfangen.- Identifizieren Sie alle Tätigkeiten: Schreiben Sie auf: Was tun Ihre Mitarbeiter jeden Tag? Wo sind sie? Was tun sie dort?
- Holen Sie sich die BAuA-Checkliste für Immobilien: Suchen Sie nach "BAuA Handlungshilfe Immobilienverwaltung 2023". Sie ist kostenlos. Nutzen Sie sie.
- Starten Sie mit 3 Objekten: Nicht mit Ihrem gesamten Portfolio. Beginnen Sie mit den drei gefährdetsten. Meistens: alte Kellerwohnungen, Häuser mit Heizungsproblemen, Gebäude mit häufigen Mieterkonflikten.
- Setzen Sie eine digitale Lösung ein: Sie brauchen keine teure Software. Ein einfaches Formular mit Foto-Upload und Erinnerungsfunktion reicht. Viele Anbieter bieten Testversionen an.
- Trainieren Sie Ihre Mitarbeiter: Eine halbe Stunde pro Monat reicht. Zeigen Sie ihnen, wie man eine Checkliste ausfüllt. Wie man ein Risiko erkennt. Wie man einen Konflikt deeskalieren kann.
Die Gefährdungsbeurteilung ist kein Projekt. Sie ist ein Prozess. Ein lebendiger Prozess. Und er beginnt heute - nicht nächstes Jahr. Nicht wenn die Behörde kommt. Jetzt.
Was ist mit Fremdfirmen?
Sie beauftragen einen Elektriker, einen Klempner, einen Schimmel-Sachverständigen? Dann sind Sie nicht nur für Ihre Mitarbeiter verantwortlich - sondern auch für die, die bei Ihnen arbeiten. Das ist ein häufiger Fehler. Viele Verwalter denken: "Der ist ja von außen. Das ist nicht meine Sache." Doch das ist falsch. Das Arbeitsschutzgesetz sagt klar: Der Vermieter oder Verwalter ist verantwortlich, wenn Fremdfirmen auf seinem Grundstück arbeiten. Lösung: Erstellen Sie eine "Fremdfirmen-Checkliste". Fragen Sie vor jeder Tätigkeit:- Haben Sie eine gültige Gefährdungsbeurteilung?
- Wurden Ihre Mitarbeiter über Gefahren informiert?
- Tragen Sie Schutzausrüstung?
- Wer ist im Notfall ansprechbar?
Dokumentieren Sie das. Und halten Sie es bereit. Sonst haften Sie - auch wenn der Fehler beim Fremdfirmen liegt.
Wie oft müssen Sie die Beurteilung aktualisieren?
Mindestens alle drei Jahre. Das steht im Gesetz. Aber das ist das Minimum. Sie müssen sie aktualisieren, sobald sich etwas ändert:- Ein neues Objekt kommt hinzu
- Eine Wohnung wird renoviert
- Ein Mieter beschwert sich über Schimmel
- Ein Mitarbeiter verletzt sich
- Ein Gesetz ändert sich (wie 2024 mit der neuen Arbeitsstättenverordnung)
- Ein neues Tool wird eingeführt
Das ist kein Bürokratie-Problem. Das ist Risikomanagement. Und es schützt Sie.
Muss ich eine Gefährdungsbeurteilung auch für mein eigenes Homeoffice als Verwalter machen?
Ja. Seit 2023 ist das explizit in der BAuA-Handlungshilfe verankert. Auch wenn Sie von zu Hause aus Mieteranfragen beantworten, Rechnungen schreiben oder Begehungsprotokolle bearbeiten, ist Ihr Schreibtisch ein Arbeitsplatz. Sie müssen ergonomische Risiken (Rücken, Augen, Haltung), psychische Belastung (Stress durch ständige Erreichbarkeit) und technische Risiken (Sicherheit der IT, Datenverlust) bewerten. Eine Checkliste für Homeoffice-Arbeitsplätze ist Teil der gesamten Gefährdungsbeurteilung.
Kann ich die Gefährdungsbeurteilung selbst machen, oder brauche ich einen Experten?
Sie können es selbst machen - und sollten es auch tun. Die BAuA hat die Checklisten speziell für Kleinbetriebe entwickelt. Sie brauchen keine Zertifizierung. Aber Sie brauchen Wissen. Eine Schulung von 8-10 Stunden reicht, um die Grundlagen zu verstehen. Wenn Sie unsicher sind, holen Sie sich Hilfe. Ein externer Berater kostet zwischen 800 und 2.500 Euro, je nach Portfoliogröße. Aber das ist günstiger als ein Bußgeld oder ein Gerichtsverfahren.
Was ist mit Mieterwohnungen, die ich nicht betrete - z.B. bei Vermietung ohne Begehung?
Sie müssen die Gefährdungen für Ihre Mitarbeiter bewerten - nicht für Mieter. Wenn ein Mitarbeiter nie in eine Wohnung geht, brauchen Sie sie nicht zu bewerten. Aber wenn er sie jemals betritt - auch nur einmal für eine Reparatur - dann muss die Gefährdung dort erfasst werden. Die Frage ist nicht: "Wird sie betreten?" Sondern: "Könnte ein Mitarbeiter sie betreten?" Wenn ja, dann gehört sie zur Beurteilung.
Warum werden psychische Belastungen oft ignoriert?
Weil sie schwer zu messen sind. Und weil viele denken: "Das ist doch nur Stress." Aber das ist falsch. Mieterkonflikte führen zu Schlafstörungen, Angstzuständen, Depressionen und körperlichen Beschwerden wie Kopfschmerzen oder Magenproblemen. Die BAuA hat 2023 explizit festgelegt: Psychische Belastung ist eine Gefährdung wie jede andere. Sie muss dokumentiert werden - mit konkreten Vorfällen, Zeitpunkten und Maßnahmen wie Schulungen, Deeskalationstraining oder Kontakt zur Betriebsärztin.
Wie erkenne ich, ob meine Gefährdungsbeurteilung gut ist?
Wenn Sie drei Dinge haben: 1) Eine aktuelle, vollständige Liste aller Tätigkeiten und Orte. 2) Konkrete, umgesetzte Schutzmaßnahmen - nicht nur geschrieben, sondern auch getan. 3) Nachweise, dass sie funktionieren - weniger Unfälle, weniger Beschwerden, mehr dokumentierte Begehungen. Wenn Sie das haben, ist sie gut. Wenn nicht, ist sie nur Papier - und das ist gefährlich.
Die Zukunft des Arbeitsschutzes in der Immobilienwirtschaft ist digital, spezifisch und verpflichtend. Wer heute nichts tut, zahlt morgen den Preis - mit Geld, Reputation oder menschlichem Leid. Die Werkzeuge sind da. Die Gesetze sind klar. Die Zeit läuft. Fangen Sie an.